Ficha

Una ficha es un documento que registra diversos datos, como generales, bibliográficos o policiales. Por lo general, tiene un formato pequeño y rectangular para facilitar su almacenamiento en archivos. Por ejemplo, se puede decir: "Revisaré la ficha para confirmar el año de edición de este libro", "Para unirte al club, debes completar esta ficha", o "María añadirá los nuevos datos a tu ficha".

El término "ficha" también se utiliza para referirse a una hoja o cartulina que sirve para controlar las entradas y salidas en el trabajo. En la actualidad, estas fichas pueden gestionarse de forma digital, como se ejemplifica en: "El jefe está molesto: acaba de revisar la ficha del mes y notó que llegaste tarde seis veces", o "Quisiera que desapareciera la ficha para evitar descuentos por presentismo".

Otro uso común de la ficha está relacionado con el registro de cualquier característica principal de libros, informes o investigación. De esta manera, es posible obtener información sobre una publicación al leer la ficha, facilitando las tareas de archivo y búsqueda de datos. Por ejemplo, "La ficha tiene que incluir el título de la obra, nombres de autores, fechas de edición y resumen de su argumento", o "Un momento por favor, ¿me puedes ayudar? No encuentro la ficha de este libro".

Fichas en papel: Evolución y Organización

Las fichas en papel representan los predecesores de los actuales registros almacenados en las bases de datos informáticas. Aunque hoy en día basta con un procesador eficiente para acceder a la información en cuestión de segundos, la búsqueda en fichas de papel estaba sujeta a diversos factores.

La destreza del encargado de revisar un archivo era crucial para minimizar el tiempo de búsqueda. Sin embargo, la eficiencia en esta fase resultaba inútil si el proceso de almacenamiento carecía de un orden y estructura bien definidos. La organización de una ficha debía adaptarse a las necesidades de quienes usarían los datos, no existiendo un diseño universal.

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Características de los Campos

Al igual que en la creación de bases de datos digitales, no todos los campos eran esenciales, pero su utilidad era crucial. Campos innecesarios generaban un gasto de espacio y afectaban negativamente el orden y la búsqueda.

Es esencial contar con un campo para archivar fichas de manera ordenada, utilizando datos como fecha de creación, número de identificación incremental o letras. Dependiendo del caso, se pueden combinar métodos para una organización más compleja, como ordenar fichas por la inicial del apellido y luego por la fecha del alta.

Fichas como Piezas Pequeñas

En otro contexto, las fichas son piezas pequeñas utilizadas para abrir barreras, activar máquinas o establecer comunicaciones. Antes de los teléfonos móviles, los llamados telefónicos desde la calle se realizaban mediante fichas especialmente diseñadas en lugar de monedas, obtenibles en ciertos comercios.

También se denomina fichas a las piezas en juegos o sustitutas de monedas en casinos. Ejemplos incluyen: "Cambiaré más fichas para jugar a la ruleta" o "No podremos jugar al dominó ya que he perdido algunas de las fichas".

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